📫 Réception de mes courriers par mon domiciliataire : quelles sont les conditions à respecter ?

En tant que domicilié·e, le courrier adressé à l’adresse de votre siège social est réceptionné par votre domiciliataire, puis pris en charge afin d’être numérisé, téléversé dans votre espace client, puis réexpédié en fonction de l’offre courrier choisie (Starter, Business, ou Premium).

☑️ Conditions de réception d’un courrier 

Cependant, la domiciliation étant une profession réglementée, un domiciliataire sera habilité à réceptionner un courrier seulement si :

1. Le contrat de domiciliation liant domicilié·e et domiciliataire est actif. Celui-ci est signé et a donc pris effet, et n’a pas été résilié.
    
2. La procuration postale est signée afin de permettre la réception des plis recommandés. 
   🇫🇷 Pour une adresse de domiciliation en France, vous signez votre procuration postale en même temps que votre contrat de domiciliation. Vous n'avez pas d'autre action à effectuer.
    
3. L’adresse sur l’enveloppe mentionne soit :
   • La dénomination sociale de l'entreprise domiciliée (hors microentreprise),
   • Le nom commercial ou le sigle de la société domiciliée, tel que mentionné sur le Kbis ou le certificat Insee
   • Le nom du Représentant Légal, signataire du contrat de domiciliation.

Dans le cas où le domiciliataire n’est pas en mesure d’identifier le destinataire mentionné sur l’enveloppe comme un·e domicilié·e actif·ve, il sera contraint de refuser la réception du courrier. Le courrier refusé sera alors retourné en NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) à l’expéditeur.

🚨 Points de vigilance 

Nom commercial ou sigle

Si votre nom commercial ou sigle n’est pas mentionné sur votre Kbis ou votre Certificat Insee, alors votre domiciliataire ne sera pas habilité à réceptionner un courrier si il est uniquement adressé à un nom commercial ou sigle non déclaré, et qu'il ne mentionne ni le nom du représentant légal, ni la dénomination sociale de la société.

Si vous utilisez un nom commercial ou un sigle dans vos communications et informations de contact, nous vous recommandons vivement de le déclarer auprès de l’administration, et de nous transmettre votre Kbis ou Certificat Insee mis à jour via notre formulaire de contact.

👉🏻💡 Comment déclarer un nom commercial ou sigle auprès de l’administration ?
Rendez-vous sur Guichet Unique, la plateforme des formalités juridiques gérée par l'INPI, et accédez à votre espace.

1. Rendez-vous dans la rubrique Etablissement, puis Informations Générales
2. Cochez la case "Oui" en réponse à la question "Je souhaite indiquer un ajout, une modification ou une suppression du nom commercial et/ou de l'enseigne ?"
3. Renseignez le nom commercial et la date d'effet souhaités.

La formalité est gratuite pour les micro-entreprises et payante pour les sociétés. Cette déclaration ne nécessite pas la publication d’une annonce légale.

 

Nom des représentants légaux non-signataires du contrat de domiciliation

Dans le cas où votre société a plusieurs représentants légaux, votre domiciliataire n’est habilité à recevoir du courrier qu’au nom du représentant légal signataire du contrat de domiciliation.

Ainsi, votre domiciliataire ne sera pas habilité à réceptionner un courrier si il est uniquement adressé au nom d’un ou plusieurs représentants légaux non-signataires du contrat de domiciliation, et qu'il ne mentionne ni le nom du représentant légal signataire, ni la dénomination sociale de l’entreprise, ni le nom commercial (si déclaré et mentionné sur le Kbis).

Nom des associés

Votre domiciliataire ne sera pas habilité à réceptionner un courrier si il est uniquement adressé au nom d’un ou plusieurs associés, et qu'il ne mentionne ni le nom du représentant légal, ni la dénomination sociale de l’entreprise, ni le nom commercial ou sigle (si déclaré et mentionné sur le Kbis).

Nom de naissance vs. nom d'usage (marital par exemple)

Il est possible, notamment dans le cas des micro-entreprises, que l’administration vous adresse des courriers à votre nom de naissance, même si vous avez déclaré votre nom d’usage (nom marital par exemple) lors de la création de votre entreprise.

👉🏻 Ainsi, nous vous recommandons de déclarer dans votre dossier SeDomicilier vos deux noms (de naissance et d’usage) 

• Lors de votre souscription :  informations de contact du dirigeant
• En cas de mise à jour de votre dossier : sur simple demande à notre service client via notre formulaire de contact, sur présentation d'une pièce d'identité à jour.

Votre domiciliataire sera habilité à réceptionner un courrier adressé au nom du représentant légal tel que déclaré dans votre dossier de domiciliation, et donc tel que mentionné sur le contrat de domiciliation.

Évolution de votre situation

Toute évolution de situation doit impérativement être déclarée à votre domiciliataire, via notre formulaire de contact, conformément à la réglementation.

Consultez notre article dédié à ce sujet : 🚀 Ma situation évolue : quels changements dois-je déclarer obligatoirement en tant que domicilié.e

💡 Les évolutions suivantes auront un impact direct sur la bonne réception de votre courrier, pensez à les déclarer au plus tôt :

• Changement de dénomination sociale
• Changement de représentant légal / dirigeant
• Changement de nom commercial (même mineur)

Toute modification est effective sous 24 heures après mise à jour de votre dossier. Pensez donc également à informer l’ensemble de vos correspondants (clients, fournisseurs, banque, etc.) en parallèle, puisque les courriers destinés à vos anciennes coordonnées ne pourront plus être réceptionnés, dès entrée en vigueur de la mise à jour.

📩 Bonnes pratiques

Si vous mentionnez votre adresse de domiciliation dans vos coordonnées professionnelles, veillez à bien vérifier les points suivants :

• L’adresse de votre domiciliataire doit correspondre exactement à l’adresse mentionnée sur votre contrat de domiciliation
• Si vos coordonnées mentionnent le nom du dirigeant, les nom(s) et prénom(s) doivent correspondre aux nom(s) et prénom(s) du représentant légal signataire du contrat de domiciliation.
• Vos coordonnées ne doivent pas mentionner pas d’acronymes ou abréviations, qui n'apparaissent pas sur votre Kbis ou Certificat Insee.