Les obligations incombant à votre domiciliataire

La réglementation de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme (LCB-FT) impose aux domiciliataires de tenir à jour un dossier pour chaque personne domiciliée contenant les pièces justificatives relatives,

• s'agissant des personnes physiques, à leur domicile personnel et à leurs coordonnées téléphoniques et,
• s'agissant des personnes morales, au domicile et aux coordonnées téléphoniques de leur représentant légal.

Ce dossier contient également les justificatifs relatifs à chacun des lieux d'activité des entreprises domiciliées et au lieu de conservation des documents comptables lorsqu'ils ne sont pas conservés chez le domiciliataire.

La réglementation impose également de tenir ces informations à jour.

🚨 En conséquence, votre domiciliataire est habilité à résilier de plein droit tout contrat de domiciliation, dont le dossier est identifié non conforme à la réglementation en vigueur.

Les obligations vous incombant en tant que domicilié·e

Il peut arriver qu'au cours de votre domiciliation votre situation ou celle de votre entreprise évolue. Conformément à l’article 8.1.5 Obligations légales et réglementaires de l’Utilisateur postérieures à la signature du Contrat de Domiciliation des CGVU SeDomicilier, certains changements de situation doivent obligatoirement être déclarés.

Revenons sur les changements qui peuvent survenir et comment en informer votre domiciliataire, conformément à la réglementation.

Changements concernant le dirigeant (représentant légal) de l’entreprise

→ Votre pièce d’identité ou titre de séjour arrive à expiration

⚠️ L’expiration de la pièce d’identité et/ou du titre de séjour enregistrés rend votre dossier de domiciliation non conforme.

Il est important que les documents d’identité remis au sein de votre dossier de domiciliation soient en cours de validité tout au long de votre domiciliation.

Lorsque vous obtenez une nouvelle pièce d’identité ou un nouveau titre de séjour, vous devez les transmettre via notre formulaire de contact, afin que votre dossier soit mis à jour.

👉🏻 Cela vaut également pour les principaux actionnaires (bénéficiaires effectifs) de l’entreprise.

→ Vous déménagez à une nouvelle adresse (personnelle)

⚠️ Une modification non déclarée d’adresse personnelle du représentant légal rend votre dossier de domiciliation non conforme.

Lorsque vous déménagez, vous devez nous en informer et transmettre un justificatif de domicile de moins de 3 mois, attestant de votre nouvelle adresse, via notre formulaire de contact, afin que votre dossier soit mis à jour.

✉️ Pensez également à mettre à jour votre adresse de réexpédition pour continuer de recevoir vos courriers.

→ Vous changez de numéro de téléphone ou d’adresse e-mail

Pour rester conforme, votre dossier de domiciliation doit contenir des coordonnées téléphoniques valides pendant toute la durée de votre domiciliation. Une adresse e-mail valide est également nécessaire pour accéder à votre espace client, et a fortiori consulter vos courriers.

Lorsque vos coordonnées téléphoniques et/ou e-mail changent, vous devez nous en informer via notre formulaire de contact. Une vérification par l’envoi d’un code secret sera effectuée.

→ Vous devenez une personne politiquement exposée

Pour rappel, une personne politiquement exposée (PPE) est une personne qui de par sa fonction ou son influence est considérée comme plus à risque de corruption ou de trafic d’influence. Les obligations légales qui entourent la domiciliation d’entreprise imposent aux domiciliataires de connaître les PPE présentes dans leur portefeuille.

👉🏻 Pour savoir si vous êtes considéré·e comme une PPE, veuillez consulter cet article.

Ainsi, si vous devenez une PPE via vos activités ou celles d’un proche, vous devez nous en informer via notre formulaire de contact, et déclarer le motif justifiant cette évolution.

Changements concernant l’entreprise

→ Votre actionnariat se modifie

⚠️ Une modification non déclarée de la liste des bénéficiaires effectifs de la société domiciliée rend votre dossier de domiciliation non conforme.

Une nouvelle personne physique ou morale apparaît dans le capital de votre société à hauteur de 25% ou plus des parts ou des voix ? Il s’agit alors d’un bénéficiaire effectif (BE).

Vous devez alors nous en informer via notre formulaire de contact, et nous transmettre les justificatifs suivants :

• pour un BE personne physique : une pièce d’identité en cours de validité
• pour un BE personne morale : un extrait BCE de moins de 3 mois
• vos statuts mis à jour

→ Votre entreprise change de dirigeant

Un changement de dirigeant implique un grand changement dans la vie d’une entreprise puisqu’il est nécessaire d’en informer la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), qui pourra émettre par la suite un nouvel extrait BCE et certifier les statuts de l’entreprise.

⚠️ Un changement de dirigeant non déclaré rend votre dossier de domiciliation non conforme. 
Par ailleurs, pour des raisons de confidentialité, tout changement d’accès à votre espace client sera conditionné par l’enregistrement préalable du nouveau dirigeant dans votre dossier de domiciliation.

Ainsi, en cas de changement de dirigeant, vous devez effectuer vos démarches auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), puis dès enregistrement du changement par l’administration, nous en informer via notre formulaire de contact, et nous transmettre les justificatifs suivants :

• Changement de dirigeant personne physique
  • Extrait BCE mis à jour de moins de 3 mois
  • Statuts à jour
  • Procès-Verbal d’Assemblée Générale attestant du changement de dirigeant
  • Pièce d’identité du nouveau dirigeant en cours de validité
  • Justificatif de domicile de moins de 3 mois du nouveau dirigeant
     
• Changement de dirigeant personne morale
  • Extrait BCE mis à jour de moins de 3 mois de la société domiciliée
  • Statuts de la société domiciliée à jour
  • Procès-Verbal d’Assemblée Générale attestant du changement de dirigeant
  • Extrait BCE de la société dirigeante de moins de 3 mois
  • Pièce d’identité du représentant légal de la personne morale dirigeante en cours de validité
  • Justificatif de domicile de moins de 3 mois du représentant légal de la personne morale dirigeante

Une fois cette mise à jour enregistrée, nous vous transmettrons votre attestation comptable ainsi que votre procuration postale mises à jour pour signature. Votre contrat de domiciliation n’aura pas besoin d’être mis à jour.

→ Votre dénomination sociale est modifiée

Un changement de dénomination sociale est également un changement important dans la vie d’une entreprise puisqu’il est nécessaire d’en informer la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), qui pourra émettre par la suite un Extrait BCE à jour et certifier les statuts de l’entreprise.

⚠️ Une modification non déclarée de la dénomination sociale de la société domiciliée rend votre dossier de domiciliation non conforme.

✉️ Ce changement implique la réception de votre courrier par votre domiciliataire. Déclarez-le au plus tôt.

Ainsi, en cas de modification de dénomination sociale, vous devez donc effectuer vos démarches auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), et, dès enregistrement du changement par l’administration, nous en informer via notre formulaire de contact, et nous transmettre les justificatifs suivants :

• Extrait BCE mis à jour de moins de 3 mois
• Statuts à jour
• Procès-Verbal d’Assemblée Générale attestant de la modification de dénomination sociale

Une fois cette mise à jour enregistrée, nous vous transmettrons votre attestation comptable ainsi que votre procuration postale mises à jour pour signature. Votre contrat de domiciliation n’aura pas besoin d’être mis à jour.

→ Votre forme juridique évolue

Changement de forme juridique d’une société déjà existante (SRL, SA, SPRL, …)
Ce changement n’aura pas d’impact sur votre N° d'entreprise BCE et doit être déclaré comme suit.
Un changement de forme juridique est un changement important dans la vie d’une société puisqu’il est nécessaire d’en informer la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), qui pourra émettre par la suite un Extrait BCE mis à jour et certifier les statuts de l’entreprise.

⚠️ Une modification non déclarée de la forme juridique de la société domiciliée rend votre dossier de domiciliation non conforme.

Ainsi, en cas de changement de forme juridique, vous devez donc effectuer vos démarches auprès de la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), et, dès enregistrement du changement par l’administration, nous en informer via notre formulaire de contact, et nous transmettre les justificatifs suivants :

• Extrait BCE mis à jour de moins de 3 mois
• Statuts à jour

• Procès-Verbal d’Assemblée Générale attestant de la modification de forme juridique

  Une fois cette mise à jour enregistrée, nous vous transmettrons votre attestation comptable mise à jour pour signature. Votre contrat de domiciliation n’aura pas besoin d’être mis à jour.

→ Votre comptable change d'adresse ou vous changez de comptable

Dans le cas où vos documents comptables sont conservés chez votre comptable, un changement d’adresse de votre comptable ou un changement de comptable doivent être déclarés, afin de maintenir à jour votre attestation comptable, informant votre domiciliataire du lieu de conversation des documents comptables.

⚠️ Une modification non déclarée du lieu de conservation des documents comptables de l’entreprise domiciliée rend votre dossier de domiciliation non conforme.

Ainsi, en cas de modification du lieu de conservation de vos documents comptables, vous devez nous en informer via notre formulaire de contact.

Une fois cette mise à jour enregistrée, nous vous transmettrons votre attestation comptable mise à jour pour signature. Votre contrat de domiciliation n’aura pas besoin d’être mis à jour.

→ Vos statuts sont mis à jour

⚠️ De manière générale, toute mise à jour non déclarée des statuts de la société domiciliée rend votre dossier de domiciliation non conforme.

Ainsi, si vos statuts viennent à être modifiés au-delà des cas listés précédemment (changement d’activité, …), vous devez nous en informer via notre formulaire de contact, et nous transmettre vos statuts mis à jour.

🚨 Quelles conséquences si je ne déclare pas l'un des changements listés ?

Chez SeDomicilier, nous accordons une attention particulière au maintien en conformité de votre dossier, pendant toute la durée de votre domiciliation. Ainsi, notre équipe vous contactera dès détection d’un besoin de mise à jour de votre dossier de domiciliation. Cependant, la déclaration spontanée de toute évolution de votre situation vous incombe.

En l’absence de retour de votre part, et de non mise à jour de votre dossier, votre domiciliataire pourra résilier de plein droit votre contrat de domiciliation.