📫 Réception de mes courriers par mon domiciliataire : quelles sont les conditions à respecter ?

En tant que domicilié·e, le courrier adressé à l’adresse de votre siège social est réceptionné par votre domiciliataire, puis pris en charge afin d’être numérisé, téléversé dans votre espace client, puis réexpédié en fonction de l’offre courrier choisie (Starter, Business, ou Premium).

☑️ Conditions de réception d’un courrier 

Cependant, la domiciliation étant une profession réglementée, un domiciliataire sera habilité à réceptionner un courrier seulement si :

1. Le contrat de domiciliation liant domicilié·e et domiciliataire est actif. Celui-ci est signé et a donc pris effet, et n’a pas été résilié.
    
2. Le·a domicilié·e a commandé sa carte de procuration postale bpost, et celle-ci a été réceptionnée par le domiciliataire, afin de permettre la réception des plis recommandés. 
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3. L’adresse sur l’enveloppe mentionne au moins soit :
   • La dénomination sociale de l'entreprise domiciliée
   • Le nom du Représentant Légal, signataire du contrat de domiciliation.

Dans le cas où le domiciliataire n’est pas en mesure d’identifier le destinataire mentionné sur l’enveloppe comme un·e domicilié·e actif·ve, il sera contraint de refuser la réception du courrier. Le courrier refusé sera alors retourné en NPAI (N’habite Pas à l’Adresse Indiquée) à l’expéditeur.

🚨 Points de vigilance 

Nom des représentants légaux non-signataires du contrat de domiciliation

Dans le cas où votre société a plusieurs représentants légaux, votre domiciliataire n’est habilité à recevoir du courrier qu’au nom du représentant légal signataire du contrat de domiciliation.

Ainsi, votre domiciliataire ne sera pas habilité à réceptionner un courrier si il est uniquement adressé au nom d’un (ou plusieurs) représentant(s) légal(a)ux non-signataire(s) du contrat de domiciliation, et qu'il ne mentionne ni le nom du représentant légal signataire, ni la dénomination sociale de l’entreprise.

Nom des associés

Votre domiciliataire ne sera pas habilité à réceptionner un courrier si il est uniquement adressé au nom d’un ou plusieurs associés, et qu'il ne mentionne ni le nom du représentant légal, ni la dénomination sociale de l’entreprise.

Évolution de votre situation

Toute évolution de situation doit impérativement être déclarée à votre domiciliataire, via notre formulaire de contact, conformément à la réglementation.

Consultez notre article dédié à ce sujet : 🚀 Ma situation évolue : quels changements dois-je déclarer obligatoirement en tant que domicilié.e

💡 Les évolutions suivantes auront un impact direct sur la bonne réception de votre courrier, pensez à les déclarer au plus tôt :

• Changement de dénomination sociale
• Changement de représentant légal / dirigeant

Toute modification est effective sous 24 heures après mise à jour de votre dossier. Pensez donc également à informer l’ensemble de vos correspondants (clients, fournisseurs, banque, etc.) en parallèle, puisque les courriers destinés à vos anciennes coordonnées ne pourront plus être réceptionnés, dès entrée en vigueur de la mise à jour.

📩 Bonnes pratiques

Si vous mentionnez votre adresse de domiciliation dans vos coordonnées professionnelles, veillez à bien vérifier les points suivants :

• L’adresse de votre domiciliataire doit correspondre exactement à l’adresse mentionnée sur votre contrat de domiciliation
• Si vos coordonnées mentionnent le nom du dirigeant, les nom(s) et prénom(s) doivent correspondre aux nom(s) et prénom(s) du représentant légal signataire du contrat de domiciliation.
• Vos coordonnées ne doivent pas mentionner pas d’acronymes ou abréviations, qui n'apparaissent pas sur votre Extrait BCE.