De verplichtingen van uw domiciliehouder

De regelgeving inzake de bestrijding van witwassen van geld en de financiering van terrorisme (LCB-FT) verplicht domiciliehouders om voor elke gedomicilieerde een dossier bij te houden met de relevante bewijsstukken,

voor natuurlijke personen met betrekking tot hun persoonlijke woonadres en telefoongegevens, en
voor rechtspersonen met betrekking tot het adres en de telefoongegevens van hun wettelijke vertegenwoordiger.

Dit dossier bevat ook bewijsstukken met betrekking tot elk van de bedrijfsactiviteitenlocaties van de gedomicilieerde ondernemingen en de plaats waar de boekhoudkundige documenten worden bewaard wanneer deze niet bij de domiciliehouder worden bewaard.

De regelgeving verplicht ook om deze informatie up-to-date te houden.

🚨 Daarom is uw domiciliehouder gemachtigd om uit eigen beweging elk domicilieringscontract te beëindigen waarvan het dossier als niet-conform aan de geldende regelgeving wordt beschouwd.

De verplichtingen die op u als gedomicilieerde rusten

Het kan gebeuren dat uw situatie of die van uw onderneming verandert tijdens uw domicilie. Conform artikel 8.1.5 Wettelijke en reglementaire verplichtingen van de gebruiker na ondertekening van het domicilieringscontract van de Algemene Voorwaarden SeDomicilier moeten bepaalde wijzigingen verplicht worden gemeld.

Laten we de mogelijke wijzigingen overlopen en hoe u uw domiciliehouder hierover kunt informeren, conform de regelgeving.

Wijzigingen betreffende de bestuurder (wettelijke vertegenwoordiger) van de onderneming

→ Uw identiteitsbewijs of verblijfsvergunning verloopt

⚠️ Het verlopen van het geregistreerde identiteitsbewijs en/of verblijfsvergunning maakt uw domiciliedossier niet-conform.

Het is belangrijk dat de identiteitsdocumenten die in uw domiciliedossier zijn opgenomen gedurende de volledige domicilietermijn geldig blijven.

Wanneer u een nieuw identiteitsbewijs of een nieuwe verblijfsvergunning ontvangt, moet u deze via ons contactformulier doorgeven, zodat uw dossier kan worden bijgewerkt.

👉🏻 Dit geldt ook voor de belangrijkste aandeelhouders (uiteindelijke begunstigden) van de onderneming.

→ U verhuist naar een nieuw (privéadres)

⚠️ Het niet melden van een wijziging van het privéadres van de wettelijke vertegenwoordiger maakt uw domiciliedossier niet-conform.

Wanneer u verhuist, moet u ons hiervan op de hoogte brengen en een bewijs van adres van minder dan 3 maanden overleggen dat uw nieuwe adres bevestigt, via ons contactformulier, zodat uw dossier kan worden bijgewerkt.

✉️ Vergeet ook niet uw doorzendadres bij te werken om uw post te blijven ontvangen.

→ U verandert van telefoonnummer of e-mailadres

Om conform te blijven, moet uw domiciliedossier gedurende de hele domicilietermijn geldige telefoongegevens bevatten. Een geldig e-mailadres is ook nodig om toegang te krijgen tot uw klantenruimte en om uw post te kunnen raadplegen.

Wanneer uw telefoonnummer en/of e-mailadres verandert, moet u ons dit via ons contactformulier melden. Er zal een verificatie plaatsvinden door het verzenden van een geheime code.

→ U wordt een politiek prominent persoon

Ter herinnering, een politiek prominent persoon (PPE) is een persoon die vanwege zijn functie of invloed als een groter risico op corruptie of belangenverstrengeling wordt beschouwd. De wettelijke verplichtingen rond bedrijfsdomiciliëring verplichten domiciliehouders om de PPE’s in hun portefeuille te kennen.

👉🏻 Om te weten of u als PPE wordt beschouwd, raadpleegt u dit artikel.

Als u via uw activiteiten of die van een naaste een PPE wordt, moet u ons hiervan op de hoogte brengen via ons contactformulier en de reden voor deze wijziging aangeven.

Wijzigingen betreffende de onderneming

→ Uw aandeelhoudersstructuur verandert

⚠️ Het niet melden van een wijziging in de lijst van uiteindelijke begunstigden van de gedomicilieerde vennootschap maakt uw domiciliedossier niet-conform.

Er verschijnt een nieuwe natuurlijke of rechtspersoon in het kapitaal van uw vennootschap met 25% of meer van de aandelen of stemrechten? Dan gaat het om een uiteindelijk begunstigde (UB).

U moet ons hiervan op de hoogte brengen via ons contactformulier en de volgende bewijsstukken aanleveren:

voor een UB natuurlijke persoon: een geldig identiteitsbewijs
voor een UB rechtspersoon: een BCE-uittreksel van minder dan 3 maanden
uw bijgewerkte statuten

→ Uw onderneming verandert van bestuurder

Een wijziging van bestuurder is een belangrijke verandering in het leven van een onderneming, aangezien dit moet worden gemeld aan de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), die vervolgens een nieuw KBO-uittreksel kan uitgeven en de statuten van de onderneming kan certificeren.

⚠️ Een niet-gemelde wijziging van bestuurder maakt uw domiciliedossier niet-conform.
Bovendien zal, om redenen van vertrouwelijkheid, elke wijziging van toegang tot uw klantenruimte afhankelijk zijn van de voorafgaande registratie van de nieuwe bestuurder in uw domiciliedossier.

Dus bij een wijziging van bestuurder moet u eerst de nodige stappen ondernemen bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en zodra de wijziging door de administratie is geregistreerd, ons hiervan op de hoogte brengen via ons contactformulier en de volgende bewijsstukken aanleveren:

Wijziging van bestuurder natuurlijke persoon
- Bijgewerkt KBO-uittreksel van minder dan 3 maanden
- Bijgewerkte statuten
- Notulen van de Algemene Vergadering waarin de wijziging van bestuurder wordt bevestigd
- Geldig identiteitsbewijs van de nieuwe bestuurder
- Bewijs van adres van minder dan 3 maanden van de nieuwe bestuurder
Wijziging van bestuurder rechtspersoon
- Bijgewerkt KBO-uittreksel van minder dan 3 maanden van de gedomicilieerde vennootschap
- Bijgewerkte statuten van de gedomicilieerde vennootschap
- Notulen van de Algemene Vergadering waarin de wijziging van bestuurder wordt bevestigd
- KBO-uittreksel van minder dan 3 maanden van de leidinggevende vennootschap
- Geldig identiteitsbewijs van de wettelijke vertegenwoordiger van de leidinggevende rechtspersoon
- Bewijs van adres van minder dan 3 maanden van de wettelijke vertegenwoordiger van de leidinggevende rechtspersoon

Zodra deze update is geregistreerd, zullen wij u uw bijgewerkte boekhoudkundige attestatie en uw bijgewerkte postvolmacht ter ondertekening toesturen. Uw domicilieringscontract hoeft niet te worden aangepast.

→ Uw handelsnaam wordt gewijzigd

Een wijziging van de handelsnaam is ook een belangrijke verandering in het leven van een onderneming, aangezien dit moet worden gemeld aan de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), die vervolgens een bijgewerkt KBO-uittreksel kan uitgeven en de statuten van de onderneming kan certificeren.

⚠️ Een niet-gemelde wijziging van de handelsnaam van de gedomicilieerde vennootschap maakt uw domiciliedossier niet-conform.

✉️ Deze wijziging heeft gevolgen voor de ontvangst van uw post door uw domiciliehouder. Meld dit zo snel mogelijk.

Daarom moet u bij een wijziging van de handelsnaam uw stappen zetten bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en, zodra de wijziging door de administratie is geregistreerd, ons hiervan op de hoogte brengen via ons contactformulier en de volgende bewijsstukken aanleveren:

Bijgewerkt KBO-uittreksel van minder dan 3 maanden
Bijgewerkte statuten
Notulen van de Algemene Vergadering waarin de wijziging van de handelsnaam wordt bevestigd

→ Uw rechtsvorm verandert

Wijziging van rechtsvorm van een reeds bestaande vennootschap (BV, NV, BVBA, ...)
Deze wijziging heeft geen impact op uw KBO-nummer en moet als volgt worden gemeld.
Een wijziging van rechtsvorm is een belangrijke verandering in het leven van een vennootschap, aangezien dit moet worden gemeld aan de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO), die vervolgens een bijgewerkt KBO-uittreksel kan uitgeven en de statuten van de onderneming kan certificeren.

⚠️ Een niet-gemelde wijziging van de rechtsvorm van de gedomicilieerde vennootschap maakt uw domiciliedossier niet-conform.

Daarom moet u bij een wijziging van rechtsvorm uw stappen zetten bij de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO) en, zodra de wijziging door de administratie is geregistreerd, ons hiervan op de hoogte brengen via ons contactformulier en de volgende bewijsstukken aanleveren:

Bijgewerkt KBO-uittreksel van minder dan 3 maanden
Bijgewerkte statuten
Notulen van de Algemene Vergadering waarin de wijziging van rechtsvorm wordt bevestigd

Zodra deze update is geregistreerd, zullen wij u uw bijgewerkte boekhoudkundige attestatie ter ondertekening toesturen. Uw domicilieringscontract hoeft niet te worden aangepast.

→ Uw boekhouder verandert van adres of u verandert van boekhouder

Indien uw boekhoudkundige documenten worden bewaard bij uw boekhouder, moeten een adreswijziging van uw boekhouder of een wissel van boekhouder worden gemeld om uw boekhoudkundige attestatie up-to-date te houden en uw domiciliehouder te informeren over de bewaarplaats van de boekhoudkundige documenten.

⚠️ Een niet-gemelde wijziging van de bewaarplaats van de boekhoudkundige documenten van de gedomicilieerde onderneming maakt uw domiciliedossier niet-conform.

Daarom moet u ons bij een wijziging van de bewaarplaats van uw boekhoudkundige documenten via ons contactformulier informeren.

Zodra deze update is geregistreerd, zullen wij u uw bijgewerkte boekhoudkundige attestatie ter ondertekening toesturen. Uw domicilieringscontract hoeft niet te worden aangepast.

→ Uw statuten worden bijgewerkt

⚠️ In het algemeen maakt elke niet-gemelde update van de statuten van de gedomicilieerde vennootschap uw domiciliedossier niet-conform.

Dus als uw statuten worden gewijzigd buiten de eerder genoemde gevallen (bijvoorbeeld wijziging van activiteit, …), moet u ons hiervan op de hoogte brengen via ons contactformulier en ons uw bijgewerkte statuten bezorgen.

🚨 Wat zijn de gevolgen als ik een van de genoemde wijzigingen niet meld?

Bij SeDomicilier besteden wij bijzondere aandacht aan het behoud van de conformiteit van uw dossier gedurende de volledige domicilietermijn. Ons team zal u daarom contacteren zodra een update van uw domiciliedossier nodig is. Desalniettemin bent u zelf verantwoordelijk voor het spontaan melden van elke wijziging in uw situatie.

Als u niet reageert en uw dossier niet bijwerkt, kan uw domiciliehouder uw domicilieringscontract uit eigen beweging beëindigen.