Als gedomicilieerde wordt de post die aan het adres van uw maatschappelijke zetel is gericht, ontvangen door uw domiciliehouder, die deze vervolgens verwerkt om te worden gescand, geüpload naar uw klantomgeving, en daarna doorgestuurd volgens het gekozen postaanbod (Starter, Business of Premium).
☑️ Ontvangstvoorwaarden van post
De domicilie is echter een gereglementeerd beroep, een domiciliehouder is daarom alleen bevoegd om post te ontvangen indien :
- Het domiciliecontract tussen de gedomicilieerde en de domiciliehouder is actief. Dit contract is ondertekend en is dus van kracht, en is niet beëindigd.
- De gedomicilieerde heeft zijn/haar bpost volmachtkaart besteld en deze is door de domiciliehouder ontvangen, om de ontvangst van aangetekende zendingen mogelijk te maken.
🇧🇪 Voor een domicilieadres in België wordt u uitgenodigd om uw bpost volmachtkaart te bestellen zodra uw administratieve procedures zijn afgerond en uw domiciliedossier in orde is gebracht. België | Hoe verkrijg ik mijn bpost volmachtkaart?
- Het adres op de envelop vermeldt ten minste één van de volgende :
- De bedrijfsnaam van het gedomicilieerde bedrijf
- De naam van de Wettelijk Vertegenwoordiger, ondertekenaar van het domiciliecontract.
Indien de domiciliehouder niet in staat is de geadresseerde op de envelop te identificeren als een actieve gedomicilieerde, zal hij verplicht zijn de ontvangst van de post te weigeren. De geweigerde post wordt dan teruggestuurd als NPAI (Niet op het Vermelde Adres Inwonend) naar de afzender.
🚨 Waakzaamheidsaspecten
Naam van wettelijke vertegenwoordigers die het domiciliecontract niet hebben ondertekend
Indien uw vennootschap meerdere wettelijke vertegenwoordigers heeft, is uw domiciliehouder slechts bevoegd post te ontvangen namens de wettelijke vertegenwoordiger die het domiciliecontract heeft ondertekend.
Uw domiciliehouder is dus niet bevoegd post te ontvangen indien deze uitsluitend is gericht aan een of meerdere wettelijke vertegenwoordiger(s) die het domiciliecontract niet hebben ondertekend, en noch de naam van de ondertekenende wettelijke vertegenwoordiger, noch de bedrijfsnaam vermeldt.
Naam van vennoten
Uw domiciliehouder is niet bevoegd post te ontvangen indien deze uitsluitend is gericht aan een of meerdere vennoten, en noch de naam van de wettelijke vertegenwoordiger, noch de bedrijfsnaam vermeldt.
Wijziging van uw situatie
Elke wijziging van situatie moet verplicht worden gemeld aan uw domiciliehouder via ons contactformulier, in overeenstemming met de regelgeving.
Raadpleeg ons speciaal artikel hierover: 🚀 Mijn situatie verandert: welke wijzigingen moet ik verplicht melden als gedomicilieerde
💡 De volgende wijzigingen hebben een rechtstreeks effect op de correcte ontvangst van uw post, meld ze zo snel mogelijk :
- Wijziging van bedrijfsnaam
- Wijziging van wettelijke vertegenwoordiger / bestuurder
Elke wijziging is binnen 24 uur na bijwerking van uw dossier van kracht. Informeer daarom ook al uw correspondenten (klanten, leveranciers, bank, enz.) tegelijkertijd, aangezien post gericht aan uw oude gegevens niet meer kan worden ontvangen vanaf het moment dat de wijziging van kracht wordt.
📩 Goede praktijken
Als u uw domicilieadres vermeldt in uw professionele contactgegevens, controleer dan goed de volgende punten :
- Het adres van uw domiciliehouder moet exact overeenkomen met het adres vermeld in uw domiciliecontract
- Indien uw contactgegevens de naam van de bestuurder vermelden, moeten de naam(en) en voornaam(en) overeenkomen met die van de wettelijk vertegenwoordiger die het domiciliecontract heeft ondertekend.
- Uw contactgegevens mogen geen afkortingen of verkortingen bevatten die niet voorkomen op uw Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO)-uittreksel.