Als gedomicilieerde vertrouwt u per definitie de ontvangst van uw post toe aan uw domiciliëringsadres. Deze wordt vervolgens door onze diensten verwerkt om aan u te worden overhandigd. Om u maximale transparantie te bieden, vindt u in deze gids de stappen van de verwerking van een poststuk, van de ontvangst door de domiciliëringsdienst tot de overhandiging aan de gedomicilieerde 🤗.
1. Een afzender verstuurt een poststuk naar uw maatschappelijke zetel
Afhankelijk van de verzendmethode (Prior, Niet-prior, Aangetekende Brief Standaard, Aangetekende Brief met Ontvangstbewijs, …) variëren de bezorgtijden naar uw domicilieringsadres. Deze eerste stap wordt beheerd door de postdienst die door uw afzender is gekozen, meestal bpost. Zolang de post niet aan uw domicilieringsadres is bezorgd, hebben onze diensten geen informatie over het betreffende poststuk.
2. De post wordt bezorgd op uw maatschappelijke zetel
Dagelijks controleert uw domiciliëringsdienst voor elk ontvangen poststuk of de geadresseerde nog steeds gedomicilieerd is. De regelgeving staat namelijk alleen toe post te ontvangen voor een actieve gedomicilieerde. De geadresseerde op de envelop wordt dus gecontroleerd en de ontvangst van de post wordt bevestigd.
Indien de opgegeven geadresseerde niet wordt erkend als een actieve gedomicilieerde, overhandigt uw domiciliëringsdienst de post aan bpost, die het dan terugstuurt naar de afzender.
Om ervoor te zorgen dat uw post aan de voorwaarden voor correcte ontvangst voldoet, raadpleeg dan onze speciale gids: 📫 Ontvangst van mijn post door mijn domiciliëringsdienst: welke voorwaarden moet ik respecteren?
3. De post wordt naar ons sorteerscentrum gestuurd
Zodra de post door uw domiciliëringsdienst is ontvangen, wordt deze onmiddellijk naar ons sorteerscentrum gestuurd om daar gescand en vervolgens verwerkt te worden volgens uw postoptie.
Omwille van privacy worden de poststukken niet bewaard op uw domicilieringsadres. Het heeft dus geen zin om langs te komen 😊.
4. U ontvangt een e-mailmelding van de ontvangst van nieuwe post
Zodra uw post in het sorteerscentrum aankomt, wordt deze gescand. U ontvangt dan de gescande versie per e-mail, en deze wordt binnen 5 werkdagen na bezorging op uw domicilieringsadres geüpload in uw klantenruimte. Uw gescande poststukken zijn onbeperkt raadpleegbaar in uw klantenruimte. U kunt ze op elk moment downloaden.
5. De papieren versie van uw post wordt verwerkt volgens de gekozen postoptie
-
Starter: uw post wordt een maand bewaard en daarna vernietigd als er binnen die termijn geen aanvraag tot doorzending is gedaan. 📬 Starter-aanbod | Hoe vraag ik de doorzending van een poststuk aan?
-
Business: uw post wordt bewaard en vervolgens doorgezonden op de geplande maandelijkse doorzenddatum. U kunt ook een vervroegde doorzending aanvragen indien nodig. 📬 Business-aanbod | Hoe vraag ik een vervroegde doorzending van een poststuk aan?
- Premium: uw post wordt binnen 1 werkdag doorgestuurd.
Bij een doorzending wordt uw doorzendadres gebruikt. Wilt u dit bijwerken? Raadpleeg dan onze speciale gids: 📍 Hoe wijzig ik mijn doorzendadres?