Om tegemoet te komen aan de behoeften van elke ondernemer, biedt SeDomicilier 3 opties voor postbeheer aan:
-
Starter
Digitalisering, en vernietiging van papieren versies bij afwezigheid van een verzoek tot doorzending na 1 maand archivering. -
Business
Digitalisering, en maandelijkse doorzending van papieren versies, naar het doorzendadres. -
Premium
Digitalisering, en dagelijkse doorzending van papieren versies, naar het doorzendadres.
👉🏻 De vernietiging van poststukken betreft dus uitsluitend de Starter-optie. Deze optie is het populairst onder onze meer dan 50.000 gedomicilieerden omdat:
- het beheer van uw post 100% gedigitaliseerd is, en de toegang tot de gedigitaliseerde versies onbeperkt is in tijd
- het u de mogelijkheid biedt om alleen papieren versies te verkrijgen van de poststukken die u nodig heeft, dankzij doorzendingen op aanvraag
- het u helpt uw kosten en ecologische impact te verlagen door onnodige doorzendingen te vermijden
- het u de last van het archiveren of vernietigen van papieren versies van uw post bespaart, die dankzij digitalisering steeds minder nodig zijn.
🗂️ Waarom worden de papieren versies van uw poststukken na één maand archivering vernietigd?
Eenmaal een poststuk gedigitaliseerd is, is de papieren versie meestal niet meer nodig. Daarom heeft u een termijn van 1 maand om te beslissen of u een doorzending wilt bestellen of niet.
Na deze termijn wordt de papieren versie ter vernietiging aangeboden om de volgende redenen:
-
Vertrouwelijkheid
De informatie in uw poststukken is vertrouwelijk, daarom zorgt de vernietiging van de papieren versies na digitalisering en 1 maand archivering voor de veiligheid van uw gegevens. -
Onnodigheid
Eenmaal een poststuk gedigitaliseerd en zonder een verzoek tot doorzending binnen 1 maand, is het bewaren van de papieren versie overbodig. -
Volumebeheer
SeDomicilier verwerkt elke maand een groot volume aan post, wat continue archivering en vernietiging vereist. Om onnodige extra kosten te vermijden en u een geoptimaliseerde verwerking van uw post te bieden, worden papieren versies na 1 maand bewaard en vervolgens vernietigd.
De vernietiging van uw poststukken gebeurt bovendien in overeenstemming met de normen voor het beheer van vertrouwelijke documenten en om de bescherming van uw persoonsgegevens te garanderen.
🗑️ Hoe weet u of een poststuk al is vernietigd?
Vanaf de pagina Post in uw klantenomgeving hebt u toegang tot de lijst van uw gedigitaliseerde poststukken. Elk poststuk heeft een status die de verwerkingsfase aangeeft. Wanneer de status “Vernietigd” aangeeft, betekent dit dat de termijn van 1 maand archivering na ontvangst is verstreken en dat het poststuk is vernietigd. De vernietigingsdatum wordt ook vermeld.
Eenmaal een poststuk vernietigd is, is het niet meer mogelijk om een doorzending te bestellen.
💡 Praktische tips
-
Wacht u op gevoelige post? U ontvangt een e-mailmelding voor elke nieuwe post die in uw klantenomgeving wordt geüpload en u heeft 1 maand om een doorzending te bestellen. Als u uw e-mails niet regelmatig bekijkt, vergeet dan niet regelmatig uw nieuwe post na te kijken via de pagina Mijn post in uw klantenomgeving.
-
Wilt u alle papieren versies van uw post ontvangen? Wissel dan van postoptie naar een aanbod met automatische doorzending van uw originelen (Business of Premium), eenvoudig via een verzoek aan onze klantenservice via ons contactformulier.
📬 Ik wil mijn papieren post ontvangen: welke postoptie kies ik?